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講演会を開くには?方法や必要なこと

講演会を開催するには準備が必要。「講演会をするために何をすればいいかわからない」とお悩みの方のために、講演会の企画から講師への交渉、開催当日の運営、講演後にやるべきことなどを時系列順にまとめて、ポイントを解説します。

講演会開催に必要なこととは

まずは、講演会開催のために「何を」を「いつ」すべきか、確認しましょう。

講演会を開催する手順は、大きく分けると次のようになります。

  1. 講演会の企画
  2. 講師に講演を依頼する
  3. 事前準備
  4. 開催当日
  5. 開催後のアフターフォロー

講演会の企画

講演会の企画を考えるポイントは8つあります。

なかなか情報が集められない、決め切れない、という場合は、講演依頼会社に相談するのもよいでしょう。

  • 予算はどの程度必要か
  • 講演会を開く目的
  • 講演会を開く日時と時間
  • 会場はどこにするか
  • 講師は誰を選ぶか
  • どんな参加者を何人呼ぶのか
  • 広告宣伝、運営スタッフなどを外部に委託するか
  • 事務局や諸経費はどの程度か

講師に講演を依頼する

講師に講演を依頼するには、講師に直接依頼する方法と、講師派遣会社に依頼する方法があります。

講師のスケジュールをおさえるためにも、講演会の日程が決まり次第、はやめに講師を探しましょう。

講師を選ぶ際のポイントは、下記の5つです。しっかりと講演にあった講師を選びましょう。

  • 講演のテーマに合っているか
  • 講師の経歴や知名度
  • 予算に見合った講師か
  • 講師のスケジュールが合うか
  • 講師の集客力

事前準備

講演会前に準備するべきことをまとめました。

さまざまな準備が必要なので、時間に余裕をもって準備を進めるようにしましょう。

  • 講師や運営スタッフとの打ち合わせ
  • 講師へのチケット(移動交通費・宿泊代など)の手配
  • 講師の送迎の手配
  • 司会進行のシナリオ作成
  • 場内で配る資料の作成
  • 当日搬入する機材や備品の準備
  • 宣伝のためのチラシの制作と配布
  • SNSを使った宣伝
  • 受講者の申し込み手続き など

当日の動き方

講演会当日の進行について「14時から16時の2時間で講演会を開く」というケースを例に見ていきます。

11:00 運営スタッフ会場に集合、会場設営、講師の送迎など
13:00 開場 受講者の出欠確認や会費の受け取り、場内案内など
14:00 開演 司会進行、講師による講演
16:00 終演 受講者の誘導、講師のお見送り(必要に応じて講師の接待など)、会場の撤去作業など

講演会当日をスムーズに進めるために、事前に段取りや役割分担などをしっかりと準備・共有しておくと良いでしょう。

講演後にやるべきこと

講演会後には、講師にお礼状やお礼のメールを送ります。

また、「いつから講演の準備をしたか」「講演依頼の代理店などに問い合わせた記録」「講師候補と、今回の講師に決めた理由」「講演会の準備や運営で、うまくいったことと苦労したこと」「聴講者のアンケート結果」などのデータを記録しておくと、次の講演会の成功につなげることができます。

まとめ

講演会を開催するには、さまざまな準備が必要で、手間も時間も費用もかかります。特に講師に誰を選ぶのかが講演会の成功を左右すると言っても過言ではないでしょう。

「講演会を開いて人を集めたいけれども、仕事が忙しい」とお悩みの方は、講演会を成功させるために、専門の会社に依頼することを検討してはいかがでしょうか。

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