押さえておきたい講演会の準備チェックリスト
講演依頼に打ち合わせ、準備作業。講演会を開くための作業は煩雑です。講師に講演依頼をするタイミングや、依頼した後に打ち合わせておくべきことなどについて、チェックリストをまとめました。作業の抜け漏れを防ぐために確認してください。
講師への登壇依頼はいつまでにすべき？
講演会の企画の企画がまとまり、会場が決まった段階で、講師探しがスタート。講演が成功するか失敗するかは、誰を講師に選ぶかで決まります。
依頼のタイミングや依頼前のチェックポイントなどについてみていきましょう。
3～6か月前に打診ができると安心
講演会の日時、場所、予算などを講師候補者に伝えて講演ができるか打診します。打診するタイミングは講演会当日の3か月～6か月前。
講演会の1～2か月前では、講師のスケジュールが埋まっていることが多いです。
条件が合わずに断られることも想定して、時間に余裕をもって、講師候補者を数人決めておきましょう。
依頼をする前に確認したいこと
講師を選ぶポイントは「講師の得意なテーマ」「経歴や知名度」「予算」「講師のスケジュール」「講演実績」の5つです。
講師派遣会社の公式サイトには、講師ひとりひとりにプロフィールや実績、講演テーマ、講演料の目安などの情報が掲載されています。それを参考にしながら、数人の講師候補者に絞り込むようにしましょう。
依頼後に講師とはどんなやりとりが必要？
講師に講演を依頼して、正式に契約した後、主催者は講師と打ち合わせをしなければなりません。
ここでは、打ち合わせで講師に確認しなければいけないことをリストアップしました。抜け漏れがないようにチェックしてください。
講師との打ち合わせ
講師と打ち合わせするべきことは10項目あります。
- 講演の目的
- 講演のテーマや切り口
- 講演するのは何時間か
- 動員数
- 写真、プロフィールの扱いについて
- 講演会の宣伝方法
- 著作権的に録画や録音が可能か
- 講演資料の作成スケジュールと事前チェックについて
- 受講者はどんな人か（性別・年齢・考え方など）
- 同時に講演する他の講師について
マニュアルや台本の作成
講演会を円滑に運営するために、スタッフに配布する作業マニュアルやタイムスケジュール表、司会者が進行のために使う台本などは、できるだけ早く制作して、講師とも共有しましょう。
情報共有だけでなく、リハーサルも必要です。講演会当日、スタッフと講師の連携のとれた動きは、受講者に安心と満足感を与えることでしょう。
講師と確認すべきこと
講師と主催者が主に確認すべきことをまとめました。
- パソコンは講師の持ち込みか
- 必要なOSやソフトなど
- 会場の間取り図や座席表
- ネット回線の接続
- マイクやレーザーポインタなどの機器について
- 主催者側からタイムキーパーを出すのか
- 講師側が記録した講演データの扱い
- リハーサル時間
- 講師の他の講演会の宣伝チラシは配布するか
- 講師の関係者を招待していいか
まとめ
講師と運営関係者の綿密な打ち合わせが、成功する講演会の決め手となります。
講師派遣会社の中には、講師を派遣するだけではなく、講演会の運営についてサポートサービスを行うところもあります。相談してみてはいかがでしょうか。
以下では、講演方式別おすすめ会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。」
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