いつまでに講師に講演依頼をすべき？
講演会が成功するか失敗するかを決める講師への講演依頼。ここでは、依頼するタイミング、依頼前に確認すること、依頼した後に確認すること、講師との打ち合わせの時に必ず確認したいことなどを時系列順にまとめました。
講師への登壇依頼はいつまでにすべき？
登壇する講師を探すには、「知り合いに紹介してもらう」「講師派遣会社に講師の紹介を依頼する」などの方法があります。
講演のテーマと予算に合った講師を見つけるには、遅くても6か月～3か月前に、講師に打診できるようにしておく必要があります。
6か月～3か月前に打診ができると安心
講師に登壇の打診を依頼するベストなタイミングは「講演会開催前の6か月～3か月前」。
開催日6か月より前に依頼すると、講師のスケジュールがまだ決まっていない場合が多く、開催日1～2か月前だと講師のスケジュールが埋まっていて断られるリスクがあります。
遅くとも6か月～3か月前に講師に依頼ができると良いでしょう。
依頼をする前に確認したいこと
講演会の失敗の大きな原因は「講演会と講師のミスマッチ」です。それを避けるために、講師に依頼する前に、下記リストと照らし合わせて「講演会の意図」をもう一度見直しましょう。
主催側の講演会の意図と、講師の得意なテーマ・経歴・開催実績などをすり合わせることが、講演会成功の秘訣です。
- 講演の目的
- 講演の内容
- 講演後、受講者にどのように変わってほしいのか
講演依頼後にすべきこととは？
講演をしてもらう講師が決まり、依頼が済んだ後は、講師とどんなやりとりをすべきでしょうか。ここでは、講演を依頼した後に必要となる、講師とのやりとりや準備などをまとめました。
講師との打ち合わせ
依頼を承諾してもらったら、講師と講演について打ち合わせをしましょう。講師とのすり合わせがしっかりできていれば、講演内容は充実しやすく、より講演会は成功に近づきます。可能な限り打ち合わせは綿密に行ってください。
講師との打ち合わせで、講師に提供するべき主な情報をピックアップしましたので、下記ご参照ください。
- 講演のテーマ
- 講演の具体的な内容
- 司会進行の様子
- 参加人数
- 会場の間取り図や座席配置
- 受講者はどんな人か（年齢・性別・傾向など）
- 想定される質問 など
講師と確認すべきこと
スムーズな運営のために、打ち合わせのタイミングなどを利用して、講師と準備の必要な項目や、役割分担などを確認しましょう。
以下に、講演会当日に向けて、講師と事前に確認するべき項目をリストアップします。
- パソコンやプロジェクターなどの備品について
- レジュメや資料などの印刷物の納期
- 講師料・交通費・宿泊費・教材費などの料金
- 講師の最新のプロフィール
- 緊急連絡先
- 会場の所在地・電話番号・交通機関・地図
- 講師の宿泊先など講師の会場入りの時間
マニュアルや台本の作成
講演会の日程と講師が決まった時点で、マニュアルや台本などを作成します。できるだけ早めに作成した上で、講師と共有・調整を行うようにしましょう。
下記のようなマニュアル、台本を作成しておくと、安心して当日を迎えることができますよ。
- 運営の作業の抜けや漏れを防ぐためにスタッフ全員に配布する運営マニュアル
- 運営スタッフの会場入りから片づけまで。スタッフ全員が講演会の全体像を把握するための進行表
- 当日のスムーズな進行を行うための司会者用台本
まとめ
講演会を開くために、最低でも6か月～3か月前に、講師に登壇を打診する必要があります。講師と主催者との綿密なコミュニケーションが成功の鍵となりますが、自社で打診から打ち合わせまでをスムーズに進めるのが難しい場合は、講演依頼会社にサポートを依頼すると良いでしょう。
以下では、講演方式別おすすめ会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
おすすめ講演依頼会社3選
講演依頼会社は各社強みが異なり、「講演会」、「セミナー」、「研修」の開催形式によって向き不向きが分かれます。
ここでは、開催形式別におすすめの講演依頼会社をピックアップしてご紹介します。希望する開催形式に強みや実績を持つ講演依頼会社を選び、講演会の成功に繋げましょう。
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