カタレル ーkatalelー » 講演依頼で事前に知っておきたい基礎知識 » いつまでに講師に講演依頼をすべき?

いつまでに講師に講演依頼をすべき?

講演会が成功するか失敗するかを決める講師への講演依頼。ここでは、依頼するタイミング、依頼前に確認すること、依頼した後に確認すること、講師との打ち合わせの時に必ず確認したいことなどを時系列順にまとめました。

講師への登壇依頼はいつまでにすべき?

登壇する講師を探すには、「知り合いに紹介してもらう」「講師派遣会社に講師の紹介を依頼する」などの方法があります。

講演のテーマと予算に合った講師を見つけるには、遅くても6か月~3か月前に、講師に打診できるようにしておく必要があります。

6か月~3か月前に打診ができると安心

講師に登壇の打診を依頼するベストなタイミングは「講演会開催前の6か月~3か月前」。

開催日6か月より前に依頼すると、講師のスケジュールがまだ決まっていない場合が多く、開催日1~2か月前だと講師のスケジュールが埋まっていて断られるリスクがあります。

遅くとも6か月~3か月前に講師に依頼ができると良いでしょう。

依頼をする前に確認したいこと

講演会の失敗の大きな原因は「講演会と講師のミスマッチ」です。それを避けるために、講師に依頼する前に、下記リストと照らし合わせて「講演会の意図」をもう一度見直しましょう。

主催側の講演会の意図と、講師の得意なテーマ・経歴・開催実績などをすり合わせることが、講演会成功の秘訣です。

  • 講演の目的
  • 講演の内容
  • 講演後、受講者にどのように変わってほしいのか

講演依頼後にすべきこととは?

講演をしてもらう講師が決まり、依頼が済んだ後は、講師とどんなやりとりをすべきでしょうか。ここでは、講演を依頼した後に必要となる、講師とのやりとりや準備などをまとめました。

講師との打ち合わせ

依頼を承諾してもらったら、講師と講演について打ち合わせをしましょう。講師とのすり合わせがしっかりできていれば、講演内容は充実しやすく、より講演会は成功に近づきます。可能な限り打ち合わせは綿密に行ってください。

講師との打ち合わせで、講師に提供するべき主な情報をピックアップしましたので、下記ご参照ください。

  • 講演のテーマ
  • 講演の具体的な内容
  • 司会進行の様子
  • 参加人数
  • 会場の間取り図や座席配置
  • 受講者はどんな人か(年齢・性別・傾向など)
  • 想定される質問 など

講師と確認すべきこと

スムーズな運営のために、打ち合わせのタイミングなどを利用して、講師と準備の必要な項目や、役割分担などを確認しましょう。

以下に、講演会当日に向けて、講師と事前に確認するべき項目をリストアップします。

  • パソコンやプロジェクターなどの備品について
  • レジュメや資料などの印刷物の納期
  • 講師料・交通費・宿泊費・教材費などの料金
  • 講師の最新のプロフィール
  • 緊急連絡先
  • 会場の所在地・電話番号・交通機関・地図
  • 講師の宿泊先など講師の会場入りの時間

マニュアルや台本の作成

講演会の日程と講師が決まった時点で、マニュアルや台本などを作成します。できるだけ早めに作成した上で、講師と共有・調整を行うようにしましょう。

下記のようなマニュアル、台本を作成しておくと、安心して当日を迎えることができますよ。

  • 運営の作業の抜けや漏れを防ぐためにスタッフ全員に配布する運営マニュアル
  • 運営スタッフの会場入りから片づけまで。スタッフ全員が講演会の全体像を把握するための進行表
  • 当日のスムーズな進行を行うための司会者用台本

まとめ

講演会を開くために、最低でも6か月~3か月前に、講師に登壇を打診する必要があります。講師と主催者との綿密なコミュニケーションが成功の鍵となりますが、自社で打診から打ち合わせまでをスムーズに進めるのが難しい場合は、講演依頼会社にサポートを依頼すると良いでしょう。

以下では、講演方式別おすすめ会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

【講演形式別】
講演依頼サービスを詳しく見る

THREE SELECTIONS
基準を決めて選ぶ!
「講演依頼サービス」おすすめ3選

「講演テーマに合った講師を探したい」「講演会か、ウェビナーか、開催形式が決まっていない…」「登録者が豊富なところで講師を選びたい」など、今の状況にピッタリ合てはまる講演依頼サービスを選びたいですよね。

講師派遣を専門にしている会社計21社の中から、講師選びが捗りそうな会社を3社ピックアップしました。講師選びの基準を決めて、気になる講演依頼サービスをチェックしてみてください。

「講演テーマ」を
基準に選ぶなら
Speakers.jp
Speakers.jp

画像引用元:Speakers.jp
公式HP(https://www.speakers.jp/)

こんな方に

「ビジネス」「健康」など、講演テーマに合った講師を探したい方

「開催形式」を
基準に選ぶなら
講演依頼.com
講演依頼.com

画像引用元:講演依頼.com
公式HP(https://www.kouenirai.com/)

こんな方に

「講演会」「ウェビナー」など、開催形式がまだ決まっていない方

「登録者数」を
基準に選ぶなら
システムブレーン
システムブレーン

画像引用元:システムブレーン
公式HP(https://www.sbrain.co.jp/)

こんな方に

「登録者数が多い会社」で、とことん妥協せず講師を選びたい方

               

【選定基準】
2024年4月4日に「講演依頼」とGoogle検索して表示された1~100位を調査し、公式サイトがあり、講師派遣を専門にしている「会社」を21社抽出。
上記21社のうち、講師登録者数が1,000人以上かつ取り扱い実績が10,000件を超えていた3社を選出しました。各社の特徴は下記の情報を参照しています。
●Speakers.jp:3社のうち一番、用意しているテーマ数が多い(テーマ数:211件)。
●講演依頼.com:3社のうち唯一、開催形式から講師の絞り込みができる。
●システムブレーン:3社のうち一番、講師の登録者数が多い(約15,200人)。
※調査期間:2024/04/04~2024/04/17