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講演準備にかかる期間はどのぐらい?

講演会を成功させるには、入念に準備することが大切。準備期間にどの程度かかるのかを把握すれば、いつから準備をはじめればいいのか明確になります。

ここでは、事前準備を4つに分けて、具体的な作業と期間を時系列順にまとめました。

講演会の準備はいつから始めるべき?

講演会の準備作業は、大きく分けて「企画」「講演依頼」「事前準備」「告知活動」の4種類があります。

講演当日から逆算して半年、遅くても3か月前には準備を始めるべきでしょう。

準備すべき項目数は多いですが、一つずつ順番に進めていけば混乱せず進められますよ。

企画

講演会の企画は、開催の6か月前から遅くとも3か月前までには行い、構成を固めておきましょう。

講演会の趣旨や目的を明確にするため、下記のようなポイントについて検討します。また、同時に依頼する講師の目星をつけ始めるとよりスムーズです。

  • 目標設定:集客人数と受講者ターゲット、会費を具体的に設定する
  • 企画概要:講演会の目的をはっきりさせる
  • 予算検討:何にいくら必要か明確にする

講師への講演依頼

講演会開催日の6か月前から3か月前を目安に、講師を決め、依頼するようにしましょう。

依頼は早いほど良いと思われがちですが、半年以上前に依頼してしまうと、講師の講演スケジュールが決まっていないケースが多く、「もう少し後にしてほしい」と断られることがあります。

また逆に、開催日の1~2か月前などの依頼だと、講師のスケジュールが埋まっていて対応できないことも多いので、依頼のタイミングには注意が必要です。

事前準備

講演会の開催には、時期に合わせて入念な事前準備が必要となります。

必要となる準備を、「3か月~2か月前」、「2か月前~1か月前」に分けてご紹介します。

3か月前~2か月前

  • 会場の選定
  • 協力会社検討
  • 講演に必要な備品を講師に確認する
  • 集客方法と予算を決める

2か月前~1か月前

  • 登壇者への事前連絡
  • 運営スタッフの動員
  • 当日に使うスライドの制作
  • 配布する資料の印刷
  • 運営の進行の周知

告知活動

講演会の1か月前から前日を目安に、告知・宣伝活動をしましょう。

下記に告知活動の例をまとめました。告知活動に伴い、主催側での問い合わせ対応と参加者数の管理、講師への事前連絡も必要となってくるので、確認をしながら準備を進めましょう。

  • 招待状を発送する
  • ポスターやチラシを制作して掲示・配布する
  • メルマガやプレスリリースを送る
  • ホームページやSNS、ブログなどで告知する
  • Googleやfacebookなどのリスティング広告を利用する

まとめ

講演会の準備期間は半年など長期にわたるため、入念なスケジュール管理が欠かせません。

他の業務をしながら準備を進めていくのが大変な場合は、講師派遣会社にサポートを依頼するのもよいでしょう。

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