講演会を成功させるには、入念に準備することが大切。準備期間にどの程度かかるのかを把握すれば、いつから準備をはじめればいいのか明確になります。
ここでは、事前準備を4つに分けて、具体的な作業と期間を時系列順にまとめました。
講演会の準備作業は、大きく分けて「企画」「講演依頼」「事前準備」「告知活動」の4種類があります。
講演当日から逆算して半年、遅くても3か月前には準備を始めるべきでしょう。
準備すべき項目数は多いですが、一つずつ順番に進めていけば混乱せず進められますよ。
講演会の企画は、開催の6か月前から遅くとも3か月前までには行い、構成を固めておきましょう。
講演会の趣旨や目的を明確にするため、下記のようなポイントについて検討します。また、同時に依頼する講師の目星をつけ始めるとよりスムーズです。
講演会開催日の6か月前から3か月前を目安に、講師を決め、依頼するようにしましょう。
依頼は早いほど良いと思われがちですが、半年以上前に依頼してしまうと、講師の講演スケジュールが決まっていないケースが多く、「もう少し後にしてほしい」と断られることがあります。
また逆に、開催日の1~2か月前などの依頼だと、講師のスケジュールが埋まっていて対応できないことも多いので、依頼のタイミングには注意が必要です。
講演会の開催には、時期に合わせて入念な事前準備が必要となります。
必要となる準備を、「3か月~2か月前」、「2か月前~1か月前」に分けてご紹介します。
講演会の1か月前から前日を目安に、告知・宣伝活動をしましょう。
下記に告知活動の例をまとめました。告知活動に伴い、主催側での問い合わせ対応と参加者数の管理、講師への事前連絡も必要となってくるので、確認をしながら準備を進めましょう。
講演会の準備期間は半年など長期にわたるため、入念なスケジュール管理が欠かせません。
他の業務をしながら準備を進めていくのが大変な場合は、講師派遣会社にサポートを依頼するのもよいでしょう。
以下では、講演方式別おすすめ会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
講演会を成功させるには、誰を対象にどのような目的で開催するのかを踏まえたうえで、講演依頼サービス会社を選ぶことが重要です。
誰に向けた講演会を開くかをもとに、講演会の開催形式ごとでおすすめの講演依頼サービス会社をご紹介します。開催する内容をもとに、気になる講演依頼サービスをチェックしてみてください。
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