カタレル ーkatalelー » 講演依頼で事前に知っておきたい基礎知識 » 講演準備にかかる期間はどのぐらい?

講演準備にかかる期間はどのぐらい?

講演会を成功させるには、入念に準備することが大切。準備期間にどの程度かかるのかを把握すれば、いつから準備をはじめればいいのか明確になります。

ここでは、事前準備を4つに分けて、具体的な作業と期間を時系列順にまとめました。

講演会の準備はいつから始めるべき?

講演会の準備作業は、大きく分けて「企画」「講演依頼」「事前準備」「告知活動」の4種類があります。

講演当日から逆算して半年、遅くても3か月前には準備を始めるべきでしょう。

準備すべき項目数は多いですが、一つずつ順番に進めていけば混乱せず進められますよ。

企画

講演会の企画は、開催の6か月前から遅くとも3か月前までには行い、構成を固めておきましょう。

講演会の趣旨や目的を明確にするため、下記のようなポイントについて検討します。また、同時に依頼する講師の目星をつけ始めるとよりスムーズです。

  • 目標設定:集客人数と受講者ターゲット、会費を具体的に設定する
  • 企画概要:講演会の目的をはっきりさせる
  • 予算検討:何にいくら必要か明確にする

講師への講演依頼

講演会開催日の6か月前から3か月前を目安に、講師を決め、依頼するようにしましょう。

依頼は早いほど良いと思われがちですが、半年以上前に依頼してしまうと、講師の講演スケジュールが決まっていないケースが多く、「もう少し後にしてほしい」と断られることがあります。

また逆に、開催日の1~2か月前などの依頼だと、講師のスケジュールが埋まっていて対応できないことも多いので、依頼のタイミングには注意が必要です。

事前準備

講演会の開催には、時期に合わせて入念な事前準備が必要となります。

必要となる準備を、「3か月~2か月前」、「2か月前~1か月前」に分けてご紹介します。

3か月前~2か月前

  • 会場の選定
  • 協力会社検討
  • 講演に必要な備品を講師に確認する
  • 集客方法と予算を決める

2か月前~1か月前

  • 登壇者への事前連絡
  • 運営スタッフの動員
  • 当日に使うスライドの制作
  • 配布する資料の印刷
  • 運営の進行の周知

告知活動

講演会の1か月前から前日を目安に、告知・宣伝活動をしましょう。

下記に告知活動の例をまとめました。告知活動に伴い、主催側での問い合わせ対応と参加者数の管理、講師への事前連絡も必要となってくるので、確認をしながら準備を進めましょう。

  • 招待状を発送する
  • ポスターやチラシを制作して掲示・配布する
  • メルマガやプレスリリースを送る
  • ホームページやSNS、ブログなどで告知する
  • Googleやfacebookなどのリスティング広告を利用する

まとめ

講演会の準備期間は半年など長期にわたるため、入念なスケジュール管理が欠かせません。

他の業務をしながら準備を進めていくのが大変な場合は、講師派遣会社にサポートを依頼するのもよいでしょう。

以下では、講演方式別おすすめ会社を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

【講演形式別】
講演依頼サービスを詳しく見る

THREE SELECTIONS
得意な講演形式別
おすすめ講演依頼会社3選

講演依頼会社は各社強みが異なり、「講演会」、「セミナー」、「研修」の開催形式によって向き不向きが分かれます。

ここでは、開催形式別におすすめの講演依頼会社をピックアップしてご紹介します。希望する開催形式に強みや実績を持つ講演依頼会社を選び、講演会の成功に繋げましょう。

講演会に強いSpeakers.jp

丸ごとお任せできる
対応力
と、厳選された
人気講師陣!

Speakers.jp

画像引用元:Speakers.jp
公式HP(https://www.speakers.jp/)

講演者登録数
(公式HP)
3,000名以上
対応ジャンル
(テーマ数)
203
対応テーマ詳細
  • 夢の実現 モチベーション DXSDGs 関係強化 チームマネジメント ビジネス組織作り 人間力育成マーケティングコーチング
  •                        
主な講師
  • 著名人(政治家、大学教授、経済アナリスト、俳優、モデル、歌手、タレント、アナウンサー、お天気キャスター、お笑い芸人、企業経営者、ジャーナリストなど)
  • 文化人(大学教授、著作家、評論家、詩人、歌人、廃人、コラムニストなど)
  • アスリート(オリンピックメダリスト・プロ野球選手など)
対応サービス
  • 講師派遣
  • 電車代、航空券などのチケット手配
  • 当日のアテンド 他
こんな方に

事前準備から
当日のアテンドまで

まるごと任せたい方

セミナーに強い講演依頼.com

ニッチなジャンルにも
対応、豊富な選択肢から
自由に選択!

講演依頼.com

画像引用元:講演依頼.com
公式HP(https://www.kouenirai.com/)

講演者登録数
(公式HP)
6,000名以上
対応ジャンル
(テーマ数)
163
対応テーマ詳細
  • 人材育成キックオフ 勉強会総会 販売促進関係強化 例会 防災 集客イベント メンタルヘルス キャリア入社式
主な講師
  • 企業経営者
  • 書家
  • 税理士
  • 大学教授
  • 経済評論家
  • コメンテーター
  • 気象キャスター
  • 防災士
  • ファイナンシャル・プランナー
  • 災害リスクアドバイザー
  • BCPコンサルタント
  • 作家
  • ソーシャルメディアスペシャリスト 他
対応サービス
  • 講師派遣
こんな方に

講演会の経験があり、講師だけ派遣して欲しい方

研修に強いシステムブレーン

キャリア重視の
講演陣
を展開、社員向け
セミナーならここ!

システムブレーン

画像引用元:システムブレーン
公式HP(https://www.sbrain.co.jp/)

講演者登録数
(公式HP)
14,000名以上
対応ジャンル
(テーマ数)
35
対応テーマ詳細
  • 人材育成 啓発 販促・関係強化 労働組合活動 会員サービス 安全大会
主な講師
  • 経済ジャーナリスト
  • コンサルタント
  • 言語化プロデューサー
  • ワークショップデザイナー
  • 教育経済学者
  • 大学教授
  • 落語家
  • ライター
  • 作家
  • エンターティナー
  • カメラマン
  • 心理師
  • 文筆家
対応サービス
  • 講師派遣
  • チケット手配 他
こんな方に

講演内容に
こだわりたい方

選定基準
「講演依頼」でGoogle検索し、10ページ目までに表示された講演依頼サービス16社のうち、下記条件から3社を選出。
(2023年1月11日調査時点)
「Speakers.jp」:講演会に必要な事前準備(チケット手配、行程表作成、アテンドなど)で、もっとも対応範囲が広い企業。
「講演依頼.com」:「セミナー」セグメントでの登録講演人数が当サイト内で紹介している企業のうち最多である。
「システムブレーン」:「研修」セグメントでの登録講演人数が当サイト内で紹介している企業のうち最多である。